Acumulación de trabajo, interrupción de tareas, cansancio y estrés, son algunos de los factores negativos que
pueden afrontar las personas que asisten a varias juntas al día o la semana.
De acuerdo con el estudio Meetings in America realizado por Verizon Conferencing, los profesionales ocupados
asisten a más de 60 reuniones cada mes, además el 91% de los asistentes admite soñar despierto, mientras que
39% afirma haberse quedado dormido. En México la situación podría considerarse aún más desgastante, ya que
datos de la OCDE afirman que nuestro país es el que más horas labora al año (2,148 horas), es decir, 362 horas
más que Estados Unidos, país que destina 1,786 horas a trabajar.
Y aunque el objetivo principal de las reuniones es para tratar temas de importancia como: alinear al equipo,
monitorear, dar seguimiento, generar ideas, vender, negociar, resolver, elaborar estrategias, entre otras; el tiempo invertido en cada una de ellas puede mermar otros aspectos de los colaboradores a nivel personal y laboral.
Dicho de otra forma, cumplir con estas actividades puede restar productividad en el equipo, ya que, además se
debe cumplir con el trabajo de oficina, aumentando las horas lejos de casa y de la familia como se vio en las cifras
antes mencionadas, lo que puede traer consigo problemas de estrés y frustración al mismo tiempo.
Así, María Hernando, la directora ejecutiva de Núad SPAmóvil nos brinda algunas estrategias a seguir para terminar en 2020 con el síndrome de juntitis que aqueja a muchas empresas en nuestro país:
1. Establece un objetivo, asigna tareas, llévalo a cabo y monitorea su ejecución:
El estudio de Verizon Conferencing antes mencionado, arrojó que el 77% de las reuniones eran consideradas altamente productivas cuando se delegaban responsabilidades a los asistentes, sin embargo, cuando el equipo no
recibía alguna tarea posterior a la reunión, sólo el 63% de las reuniones se consideraba productiva, en este
sentido, México a pesar de ser el país con más horas trabajadas al año es considerado el menos productivo
de acuerdo con la OCDE.
En este sentido, para mantener el rango de productividad entre los colaboradores, es necesario realizar con
antelación un esquema que priorice las actividades que se deben cumplir y quién las debe realizar. De esta
manera, podrás llamar sólo a aquellos que sean requeridos, dando como resultado reuniones puntuales,
fluidas y sobre todo útiles para la empresa y el talento.
2. Evalúa la productividad:
Mide el avance según los objetivos iniciales para concretar el proyecto. Lo hablado en junta debe ser congruente con los proyectos iniciales y las actividades a ejecutar, por lo que es necesario llevar un registro de acciones y saca un porcentaje dividiendo la cantidad de tareas logradas contra la cantidad de tareas que se debieron haber terminado en ese periodo. No lo hagas por cálculo mental o aproximado. De esta manera podrás identificar más rápido aquello que no está quedando claro y en dado caso, cambiar la estrategia para llevar a cabo reuniones útiles con tu equipo para el seguimiento de las actividades.
3. Aprovecha Diciembre:
Revisa los proyectos que quedaron sin terminar, corrige las prioridades de acción de 2020 y redefine tus proyectos más relevantes conforme a los lineamientos estratégicos. Desde ahora agenda una reunión operativa semanal y/mensuales de seguimiento, así como tus reuniones estratégicas para control por trimestre. Esto te va a ayudar a planear con anticipación y a preparar la información
necesaria.
4. Fomenta la práctica de la escucha y habla atenta:
Es necesario aprender a hablar desde la experiencia sin acusar, y escuchar con atención sin interrumpir para difundir el respeto, la honestidad, y sobre todo promover entornos organizacionales empáticos, asertivos y más productivos. Promoviendo un ambiente de atención plena con prácticas de mindfulness al inicio sobre todo, ayuda a alinear a todos los participantes a estar más abiertos y menos a la defensiva. Puedes comenzar siempre con buenas noticias o preguntando algo que alguien quiera celebrar para cambiar el tono de la reunión. De manera natural se genera sentido de pertenencia. Fomentar la retroalimentación y el reconocimiento, de esta manera, también se mejorará la comunicación lineal entre líder y talento dando como resultado una disminución de la rotación laboral, niveles de estrés, ausentismo y un notable aumento en la productividad”, puntualiza María Hernando.
“Cada una de éstas prácticas mejorará en el equipo la capacidad de atención, un incremento visible en su bienestar personal, además de acrecentar el cumplimiento de metas en la empresa, dando un sentido positivo el llevar a cabo reuniones que resulten eficaces y que permitan el pleno desarrollo de los colaboradores”, señala la la experta en wellness corporativo.