Si bien, el trabajo remoto no es una novedad, su implementación en las compañías mexicanas no es una norma. “Esta alerta de salud, tendrá un gran impacto en la forma en que las empresas ven el trabajo a distancia, pasada la crisis, esperamos un incremento notable en el diseño e implementación de políticas de trabajo remoto, no sólo como esfuerzos planeados para contingencias, sino como política regular al hacerse evidente muchos de sus beneficios” comenta Guillermo Bracciaforte, fundador del marketplace para freelancers Workana, y uno de los principales impulsores del teletrabajo en América Latina.
Gracias a la tecnología actual, el trabajo remoto puede activarse de una forma relativamente sencilla, Bracciaforte, que dirige una empresa de 85 trabajadores, donde más de la mitad de ellos trabaja de forma remota, recomienda 6 cosas antes de habilitar el trabajo a distancia u oficina en casa:
1. Pensamiento flexible, esto es una emergencia, nada está escrito en piedra.
Si no se ha implementado un programa formal de trabajo a distancia en tu empresa, este no es el momento para diseñarlo a profundidad, debes ser ágil e inmediato, es un plan de emergencia enfocado en cuidar a tu gente, a la comunidad y dar continuidad a tu operación. Aprenderás mucho de esta etapa para un plan posterior.
2. Define un comité de continuidad
Es importante alinear los esfuerzos de la empresa, y tomar decisiones rápidas, lo ideal es que exista una persona experta en los procesos de la empresa, alguien que conozca los alcances técnicos y recursos tecnológicos de los que se disponen; y alguien más con conocimiento de las personas, líneas de mando, liderazgos formales e informales, en empresas grandes es muy probable que estén separados, y este comité estaría formado por los responsables de operaciones, IT y recursos humanos, que deberían ser coordinados por el director general o alguien designado por él, para llevar a buen puerto la iniciativa; en el caso de empresas más pequeñas, es muy probable que una persona ocupe todas o varias de estas responsabilidades, es importante que delegue otras responsabilidades para poder dar tiempo a diseñar y habilitar los protocolos de trabajo remoto.
3. Define el impacto en la operación y la viabilidad del trabajo remoto
Debes tener claridad sobre los procesos y acciones que pueden ser operados de forma remota, si no tienes bien mapeados estos procesos, el comité de continuidad debe construir algo de forma rápida, y apoyarse en los principales responsables de área para definir cómo se verá el trabajo a distancia y qué entregables debe ofrecer. ¿Cómo se atenderán los procesos que requieren la presencia física de una persona? ¿Cómo se protegerá a esa población en su traslado a la oficina?
4. ¿Qué equipos y elementos técnicos requiere el personal?
Computadoras, conexión a Internet, impresora, configuraciones o software especial para conectarse de forma remota a un servicio especial de la empresa. Es importante definir si las personas cuentan con los recursos necesarios y adecuados, si estarán utilizando equipos propios y que medidas de seguridad se establecerán en el escenario de equipos compartidos con familiares o personas ajenas a la empresa.
5. Elige una solución de colaboración en línea.
Empieza usando las herramientas normales que utilicen en tu equipo para comunicarse, por ejemplo, grupos de Whatsapp, pero implementa y promueve el uso de plataformas como Microsoft Teams (que ha sido liberado para su uso gratuito durante esta contigencia) o Slack, que permiten tener la comunicación de equipo en un solo lugar, y separado de la comunicación personal, tu equipo puede tener chat, videollamadas, documentos compartidos, todo en un solo lugar, para agilizar su operación.
6. Líneas de comunicación, instrucciones y expectativas claras
Cualquier cambio tiene dificultades en una compañía, manejar un proceso sencillo, pero instrucciones claras es el primer requisito para poder habilitar una operación remota de emergencia. Los responsables de cada área son los que requieren mostrar el mayor compromiso, deben tener horarios claros y amplios para resolver las dudas del equipo, dar un extra para aprender las nuevas herramientas y poder apoyarlos; es crucial marcar claramente lo que están esperando en entregables y actividades ejecutadas, así como conocer las dificultades a las que cada persona se está enfrentando y proponer alternativas.
Establecer un equipo de trabajo remoto es un gran reto, pero en los periodos de crisis es donde surgen las mayores oportunidades. Posterior a la contingencia, es conveniente evaluar los beneficios que ofrece el trabajo remoto para tu organización, la retroalimentación e interés de tus colaboradores.